Event besar maupun kecil selalu butuh persiapan ekstra. Rapat tahunan dengan 30 peserta pun tidak boleh dianggap enteng. Di artikel ini, kami berbagi pandangan seputar apa saja yang perlu disiapkan. Karena kalau kurang persiapan bakal banyak yang berantakan. Karena itu, menyusun checklist persiapan event sejak awal sangat membantu. Fokusnya pada event kantor. Simak sampai akhir agar acara Anda berjalan mulus.
Kategori Perlengkapan untuk Event Kantor
Agar tidak ada yang terlewat, kelompokkan kebutuhan per kategori. Cara ini membuat pekerjaan terasa lebih ringan. Berikut pembagian yang bisa Anda pakai.
Publikasi dan dokumentasi. Spanduk, backdrop, poster, dan undangan masuk kategori ini. Kamera, tripod, dan perekam video juga perlu disiapkan. Dokumentasi penting untuk laporan dan arsip perusahaan. Jangan lupa menunjuk satu orang sebagai fotografer. Siapkan pula media sosial acara bila ingin dipublikasikan.
Alat tulis kantor. Pulpen, buku catatan, map, klip, dan stapler harus tersedia. Siapkan pula spidol, kertas HVS, dan selotip. Barang kecil ini sering terlupakan. Padahal fungsinya sangat besar saat acara berlangsung.
Perlengkapan rapat dan presentasi. Proyektor, layar, mikrofon, dan pengeras suara wajib dites. Siapkan juga kabel HDMI, terminal listrik, dan laptop cadangan. Uji semuanya sehari sebelum acara. Masalah teknis lebih mudah diatasi saat belum ada tamu.
Perlengkapan registrasi. Meja penerima tamu, daftar hadir, dan name tag termasuk di sini. Sertifikat, tiket, dan kartu akses juga perlu dicetak. Semuanya sebaiknya rampung sebelum hari H. Cetak sedikit lebih banyak sebagai cadangan.
Konsumsi. Siapkan makanan ringan, makan siang, dan air mineral. Pastikan jumlahnya cukup untuk semua peserta. Perhatikan juga peserta dengan pantangan makanan. Atur pula jadwal penyajiannya agar tidak mengganggu sesi acara.
Perlengkapan teknis dan keamanan. Kotak P3K dan alat pemadam api wajib ada. Siapkan genset bila lokasi rawan listrik padam. Papan petunjuk arah juga membantu tamu. Semua ini menjaga acara tetap aman dan tertib.
Perlengkapan tim panitia. Seragam, ID card panitia, dan walkie-talkie membantu koordinasi. Buat juga daftar kontak darurat. Bagikan kepada seluruh anggota tim.
Dengan pembagian ini, checklist persiapan event Anda jadi lebih rapi. Tunjuk penanggung jawab untuk tiap kategori. Tetapkan tenggat waktunya dengan jelas. Beri tanda pada setiap barang yang sudah siap.
Contoh Jadwal Persiapan yang Bisa Dipakai
Supaya lebih terarah, bagi persiapan ke dalam beberapa tahap.
Dua minggu sebelum acara. Tetapkan tujuan, tanggal, dan anggaran. Pilih lokasi dan bentuk kepanitiaan. Kirim undangan awal kepada peserta.
Satu minggu sebelum acara. Pastikan semua pesanan sudah dikonfirmasi. Cek ulang konsumsi dan perlengkapan sewaan. Mulai cetak materi yang sudah final.
Tiga hari sebelum acara. Hubungi kembali semua penyedia. Konfirmasi jumlah peserta terakhir. Siapkan rundown dan bagikan ke seluruh panitia.
Sehari sebelum acara. Lakukan gladi bersih di lokasi. Uji semua perangkat elektronik. Rapikan perlengkapan sesuai urutan pemakaian.
Hari H. Datang lebih awal dari jadwal. Cek ulang kondisi ruangan dan peralatan. Pastikan setiap panitia memahami tugasnya.
Bagaimana Mengatasi Kekurangan Perlengkapan di Lokasi Event?
Kadang tidak semua barang bisa dibawa ke lokasi. Ruang kendaraan terbatas. Ada pula barang yang berat atau mudah rusak. Lalu, bagaimana solusinya?
Jawabannya sederhana, yaitu menyewa di tempat. Cara ini jauh lebih efisien. Anda tidak perlu repot mengangkut barang. Biaya pengiriman pun bisa dihemat. Risiko kerusakan di perjalanan ikut hilang.
Menyewa juga lebih murah untuk pemakaian singkat. Bandingkan dengan membeli barang yang hanya dipakai sekali. Tentu terasa lebih boros. Setelah acara selesai, barang langsung dikembalikan. Anda tidak perlu memikirkan tempat penyimpanan.
Masukkan opsi sewa ke dalam checklist persiapan event Anda. Catat kontak beberapa penyedia sejak jauh hari. Dengan begitu, Anda punya rencana cadangan.
Berbagai Perlengkapan yang Bisa Disewa
Ternyata banyak kebutuhan event yang bisa disewa. Berikut beberapa contohnya.
- Alat tulis kantor (ATK): kertas, spidol, map, dan perlengkapan registrasi.
- Alat cetak dokumen: printer, mesin fotokopi, dan pemindai.
- Kamera dan dokumentasi: kamera, lensa, tripod, dan lampu tambahan.
- Perangkat presentasi: proyektor, layar, laptop, dan pointer.
- Sound system: mikrofon, speaker, dan mixer.
- Perabot acara: meja, kursi, tenda, dan panggung kecil.
- Dekorasi: backdrop, standing banner, dan rangka pameran.
Daftar ini bisa disesuaikan dengan skala acara. Pilih penyedia yang terpercaya. Tanyakan kondisi barang sebelum menyewa. Pastikan ada layanan pemasangan dan bantuan teknis. Simpan bukti sewa dan jadwal pengembaliannya.
Jangan lupa mencatat semuanya di checklist persiapan event. Tulis nama barang, jumlah, dan penyedianya. Cantumkan pula biaya serta tanggal pengambilan.
Butuh Printer Selama Event Berlangsung?
Printer sering jadi penyelamat di tengah acara. Ada peserta yang datang tanpa terdaftar. Ada sertifikat yang salah ketik. Materi presentasi pun bisa berubah mendadak. Semuanya butuh cetak cepat. Tanpa printer di lokasi, acara bisa tersendat.
Karena itu, tambahkan printer ke checklist persiapan event Anda. Kehadirannya membuat tim lebih tenang. Revisi dokumen bisa langsung ditangani. Antrean tamu pun tidak menumpuk.
Jika Anda butuh printer berkualitas tinggi untuk mendukung kelancaran event, langsung saja hubungi kami di Multi Print. Kami melayani Sewa Printer area Surabaya Raya dan Jakarta. Tim kami siap membantu memilihkan mesin yang pas. Silakan hubungi kami di 085174415351.
Semoga checklist persiapan event ini bermanfaat bagi Anda.